Organisasjon og arkiv

1. Grunnleggende organisering

Norsk akkreditering er underlagt Nærings- og fiskeridepartementet. Norsk akkreditering sin direktør er øverste leder i virksomheten. Norsk akkreditering sin virksomhet er organisert i fire avdelinger og stab.

Dokumentasjonsforvaltningen er lagt til avdeling for økonomi og administrasjon.

Det er to tilsatte i Økonomi og administrasjon som har arkiv som primæroppgave: arkivleder og arkivmedarbeider. Begge rapporterer til avdelingsdirektør.

2. Dokumentasjonsforvaltningen i Norsk akkreditering

Økonomi og administrasjon utfører støttetjeneste til alle enheter i Norsk akkreditering. Dokumentasjonsforvaltning er et av fagområdene avdelingen yter tjenester innen.

Dokumentasjonsforvaltningen har overordnet ansvar for sak- og arkivsystemet, samt for historiske arkiver inntil de får status avlevert hos Nasjonalarkivet. De støtter saksbehandlere og ledere i daglig dokumentasjonsflyt, gjennom opplæring i systemer, rutiner og lovverk, og gjennom å bidra direkte inn i utviklingen av gode saksprosesser.

Dokumentasjonsforvaltningen er ansvarlig for daglig drift, kompetanse og utvikling på arkivområdet. I dette ligger følgende:

Dokumentasjonsforvaltning

• Yter tjenester til saksbehandlere og ledere i Norsk akkreditering når det gjelder dokumentasjonsflyt og -sikkerhet.
• Kvalitetssikring av og tilgangsstyring til Elements.
• Oppfylle Norsk akkreditering sine krav om meroffentlighet gjennom å kvalitetssikre og publisere offentlig journal.
• Koordinerende rolle ved henvendelser av innsyn i dokumenter.
• Ansvar for å holde vedlike og gjøre tilgjengelig Norsk akkreditering sine historiske arkiv og fjernarkiv.
• Veiledning innen offentlig forvaltning av dokumentasjon og lovverk.
  
  

Kompetanse

• Sørge for ansvar for sikker og effektiv saksbehandling i de systemene Norsk akkreditering til enhver tid benytter.
• Ivareta avdelingens utadrettede virksomhet når det gjelder opplæring, brukerstøtte, veiledning og formidling.
• Råd om forvaltning og arkivdanning.
  
  

Utvikling

• Ansvar for dokumentering av prosesser rundt integrasjoner av systemer og arkivarkitektur, men bidrar også til utvikling av slike prosesser.
• Ivaretar systemadministrasjon.
• Styrer prosjekter internt på avdelingen og eksternt med samarbeidspartnere.
• Kompetanse på planlegging, gjennomføring, evaluering og dokumentering av prosjekter, samt effektivisering, automatisering og digitalisering av arbeidsprosesser. Dette omhandler ofte dokumentasjonsforvaltning og rutineutvikling, men også videreutvikling av disse og kompetansebygging.

3. Fordeling av ansvar og fullmakter

I dette avsnittet trekkes det opp roller og ansvar for det arkivfaglige arbeidet i Norsk akkreditering.

Under kan du lese mer om følgende:

1. Direktørens ansvar.
2. Avdelingsdirektør økonomi og administrasjon.
3. Arkivleder sitt ansvar.
4. Arkivmedarbeiders ansvar.
5. Saksbehandlers ansvar.
6. Linjeleders særlige ansvar.
7. Systemeier.
8. Systemadministrator.
9. Teknisk drift og vedlikehold.

3.1 Direktørens ansvar

Det overordnede ansvaret for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet i Norsk akkreditering er i samsvar med lover og forskrifter ligger hos direktøren.

3.2 Avdelingsdirektør økonomi og administrasjon

Direktøren i Norsk akkreditering har delegert ansvaret for dokumentasjonsforvaltningen til avdelingsdirektør Økonomi og administrasjon. Avdelingsdirektør er også systemeier for det elektroniske sak- og arkivsystemet Elements.

3.3 Arkivleder sitt ansvar

Avdelingsdirektør Økonomi og administrasjon har delegert det faglige og daglige ansvaret for dokumentasjonsforvaltningen til arkivleder. Arkivleder er også systemansvarlig/-administrator for det elektroniske sak- og arkivsystemet Elements.

Administrativ tilknytning:

• Arkivleder er tilsatt i Økonomi og administrasjon og rapporterer til avdelingsdirektør Økonomi og administrasjon.
  
  

Arkivleder:

• Har ansvar for at arkivene sikres som informasjonskilder for samtid og ettertid både gjennom forsvarlig oppbevaring og sikring av arkivene, og forsvarlige arkivdanningsprosesser.
• Skal påse at arkivdanningen, herunder saksbehandlingen, skjer i overensstemmelse med krav i arkivlov med forskrifter, offentleglova og annet relevant lov- og regelverk.
• Har det faglige og det daglige ansvaret for Norsk akkreditering sin samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.
  
  
• Skal være i dialog med Norsk akkreditering sin ledelse om arkivfaglige spørsmål, herunder å ha kontakt med fagmiljøer om arkiver der det er relevant.
• Skal ivareta arkivfaglig utviklingsarbeid.
• Skal utforme instrukser og retningslinjer for arkivdriften og for saksbehandlingsprosessene der det er relevant for arkivdanningen og bevaringen av arkiver.
  
  
• Skal påse at arkivfaglige hensyn blir ivaretatt i omorganiseringsprosesser, flytteprosesser og ved innføring og videreutvikling av fagsystemer med arkivfunksjonalitet, jf. arkivforskrifta § 5. Det er derfor nødvendig at fagansvarlig på et tidlig tidspunkt involveres i omorganiserings- og endringsprosesser for å avklare eventuelle arkivfaglige implikasjoner.
• Skal informeres når det vurderes å utvikle eller anskaffe administrative system eller portaler som kan tenkes å inneholde arkivverdig og/eller journalføringspliktig informasjon. Delta i utviklingsprosjekt der det er behov.
• Skal bidra til at dokumentasjonsforvaltningen er organisert på en måte som best ivaretar formålet med arkivlov med forskrifter.
  
  
• Skal sikre at arkivdriften er effektiv og rasjonell, har høy servicegrad slik at interne og eksterne brukere av arkivet mottar de tjenester de har behov for.
• Skal sikre at arkivtjenesten bidrar til gode og tjenlige saksbehandlingsprosesser.
• Har det overordnede ansvar for opplæring i Norsk akkreditering sitt elektroniske saksbehandlings- og arkivsystem.
• Har et ansvar for å bidra til arkivtjenesten i Norsk akkreditering styrker sin samlede arkivfaglige kompetanse.
• Skal, etter fullmakt, være Norsk akkreditering sin kontaktperson utad i spørsmål som gjelder arkivtjenesten.
  
  
• Har ansvar for at krav om innsyn i Norsk akkreditering sine saksdokumenter blir behandlet i tråd med Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova).
• Har ansvar for at Norsk akkreditering sin offentlige journal gjøres tilgjengelig.
• Har ansvar for at ordning og rydding av historiske saksarkiv skjer i tråd med Riksarkivarens retningslinjer for dette.
• Har ansvar for kontakt med Arkivverket i spørsmål om avlevering og deponering av Norsk akkreditering sine arkiver.
• Skal ha dialog med tjeneste- og driftsleverandører samt egen IT-avdeling om spørsmål om drift, vedlikehold og videreutvikling av Norsk akkreditering sitt elektroniske saksbehandlings- og arkivsystem.
  
  
• Har ansvar for at det blir utformet retningslinjer for forvaltning av brukerrettigheter og tilgangsstyring i det fullelektroniske saksbehandlings- og arkivsystemet Elements.
  
  
• Har ansvar for å kvalitetssikre journal.
• Har ansvar for oppfølging/revisjon/utarbeidelse av arkivplan og internkontroll innen fagområdet.
• Skal utarbeide og vedlikeholde bevarings- og kassasjonsplan.
• Ha ansvar for arkivforvaltning (periodisering, arkivbegrensning/kassasjon, klargjøring og overføring av avsluttede arkiver til Arkivverket).
  
  

3.4 Arkivmedarbeiders ansvar

Administrativ tilknytning:

• Arkivmedarbeider er tilsatt i Økonomi og administrasjon og rapporterer til avdelingsdirektør.

Oppgaver som utføres av arkivansatte er:

• Utarbeide og vedlikeholde retningslinjer, rutinebeskrivelser, brukerveiledninger mv.
• Gi råd og veiledning i elektronisk saksbehandling, brukerstøtte i sak-/arkivsystemet til ledere og saksbehandlere.
• Dokumentasjonsforvaltning og arkivrutiner.
• Kurs og veiledning.
  
  

Daglige og periodiske oppgaver i arkivet:

• Registrere inngående post (epost til akkreditert.no, eFormidling, Altinn, SvarInn og fysisk post).
• Fordele post (ufordelt/retur).
• Kvalitetssikring og journalføring.
• Kvalitetssikre digitale forsendelser/signering.
• Kvalitetssikre arkivsaker, påføre klassering.
  
  
• Avslutte arkivsaker.
• Motta, fordele og følge opp innsynsbegjæringer.
• Restanseoppfølging.
• Påføre kassasjonsregler.
• Behandle henvendelser om historiske saksarkiv.
• Forvalte fysisk arkiv.
  
  

3.5 Saksbehandlers ansvar

Saksbehandlere i Norsk akkreditering har et viktig medansvar for at Norsk akkreditering sitt elektroniske sak- og arkivsystem skal fungere som et effektivt og komplett arkiv. Dette innebærer å arkivere dokumenter som er saksdokumenter for Norsk akkreditering.

Offentlighetsloven § 4 hjemler hva som er saksdokument.

Saksbehandlere i Norsk akkreditering skal:

• Bruke Norsk akkreditering sitt elektroniske saksbehandlings- og arkivsystem i saksbehandlingen og følge interne rutiner for saksområdene.
• Journalføre inngående arkivverdige e-poster. Dersom en e-post er adressert til både saksbehandler og post@akkreditert.no, skal den journalføres av dokumentasjonsforvaltningen.
• Saksbehandler har primæransvaret for å registrere utgående brev og interne notat.
• Øvrig inngående brev og annen journalføringspliktig og/eller arkivverdig korrespondanse de har mottatt direkte i papir skal sendes til postmottak/arkiv for journalføring.
  
  
• Returnere personlig adressert post til postmottaket/arkivet dersom det viser seg å være post til organet i tråd med retningslinjene for dette.
• Hvis et dokument er ført i feil sak, melder saksbehandler fra til arkiv, som overfører dokumentet til riktig sak.
• Saksbehandler har ansvar for å returnere/videresende post til arkiv/leder dersom det er feilsendt.
• Avskrive restanser løpende, enten ved at brev og interne notater besvares eller ved at de tas til etterretning.
  
  
• Ferdigstille saker de er saksansvarlige for, når saksbehandlingen anses som avsluttet og det ikke forventes ytterligere korrespondanse i saken.
• Ha god dialog med arkivtjenesten om saksoppretting, for å sikre at saksdokumenter som hører til samme sakskompleks registreres i samme sak (får samme saksnummer). Det kan også være aktuelt å gjenåpne, dele eller slå sammen saker dersom det viser seg å være hensiktsmessig.
• Foreta offentlighetsvurdering av saksdokumenter og bidra til at dokumenter unntatt offentlighet blir påført riktig lovhjemmel i tråd med retningslinjer for det.
  
  
• Sende dokumenter på elektronisk godkjenning i tråd med retningslinjer for dette.
• Daglig sjekke om saksdokumenter eller oppgaver er mottatt til behandling i Elements.
• Kontrollere mottatte saksdokumenter for å sikre at dokumentene framstår korrekt, komplett og er lesbare.
• Sørge for at dokumenter under arbeid ferdigstilles.
• Ved arbeidsforholdets avslutning sørge for at det ikke gjenstår dokumenter under arbeid, og påse at alle restanser er avskrevet eller omfordelt.
  
  

3.6 Linjelederes særlige ansvar

Linjeledere har de samme rutinene som for saksbehandlere, men ledere skal også:

• Bidra til at Norsk akkreditering oppfyller Arkivlovens formål:
  

  «Lova skal medverke til ei forsvarleg og etterretteleg offentleg forvaltning ved at

  1. dokumentasjonen i offentlege organ skal bli forvalta som arkiv
  2. dokumentasjonen skal vere tilgjengeleg, for å kunne føre kontroll med forvaltninga, styrkje rettstryggleiken og fremje ein open og opplyst offentleg samtale.»
• Bidra til at saksbehandlingsprosessene og dokumenthåndtering ved egen enhet er i samsvar med lover, forskrifter og interne retningslinjer for dette.
• Godkjenne dokumenter i tråd med delegasjonsreglementet ved Norsk akkreditering.
  
  
• Løpende fordele brev og notater enheten har mottatt, eller sikre at dette er ivaretatt på en forsvarlig måte ved egen enhet.
• Ha god dialog med arkivtjenesten om egen enhet sine saksbehandlings- og arkivdanningsprosesser.
• Informere arkivleder om relevante organisasjonsendringer eller omorganiseringsprosesser av ansvarsområder i god tid før disse finner sted slik at de nødvendige arkivfaglige vurderinger kan inngå som en del av prosessen.
  
  
• Informere arkivleder når det vurderes å utvikle, innføre eller endre bruken av administrative systemer for å avklare eventuelle arkivfaglige forhold på et tidlig tidspunkt.
• Informere arkivleder om avsluttede arbeidsforhold og nytilsettinger for å sikre korrekte tilganger til sak- og arkivsystemet.
• Holde oversikt over restanser og saksbehandling, og at restanseoppfølging gjennomføres ved org.enheten.
  
  

3.7 Systemeier

Avdelingsdirektør Økonomi og administrasjon er systemeier for Norsk akkreditering sitt sak- og arkivsystem Elements og har ansvar for følgende:

• Kontraktsmessige forhold overfor leverandøren.
• Kontakt med leverandøren.
• Forvaltning og drift av systemet.
• Dokumentasjonen av systemet.
• Budsjettmessige forhold.
  
  

3.8 Systemadministrator

Arkivleder har systemadministrativt ansvar for sak- og arkivsystemet:

• Konfigurasjon og oppsett.
• Tilgjengeliggjøring og oppdatering av maler.
• Tilgangsstyring og autorisasjon.
• Opprette, autorisere og avslutte brukere etter anvisning fra ansvarlig innmelder.
  
  
• Periodisering av databasen.
• Test av moduler og nye versjoner.
• Rapportere eventuelle tekniske feil, mangler og nedetid internt.
• Rapportere eventuelle tekniske feil, mangler til systemleverandør.
• Brukerstøtte for ansatte i Norsk akkreditering.
• Kontakt overfor leverandørens brukerstøtte.
  
  

3.9 Teknisk drift og vedlikehold

Ansvaret for teknisk drift og vedlikehold av infrastruktur hører inn under Norsk akkrediterings tekniske tjeneste.

Ansvaret for drift av løsningen hører til systemleverandør, Sikri AS, og er regulert i egen SLA-avtale. Databasen ligger i en Cloud-løsning.

IT Drift i Norsk akkreditering skal:

• Bistå Økonomi og administrasjon vedrørende integrasjoner og samspill med andre systemer.
• Bistå Økonomi og administrasjon i relasjon til leverandør av systemet.
• Rådgi Økonomi og administrasjon med hensyn til oppfyllelse av krav til arkitektur og sikkerhet.
  
  
• Rådgi Økonomi og administrasjon vedrørende dataleveranser til/fra andre systemer.
• Ha ansvar for drift og tilgjengeliggjøring av applikasjon/tillegg/moduler som er installert on-prem, slik at de er tilgjengelig for brukerne.
  • I applikasjonen inngår:
    • Elements Desktop Client (EDC).
    • Elements Toolbox (PlugIns).
    • Skanning.
• Drifte en integrasjonsserver.

Hovedkategorier på arkivplan

• Organisasjon og arkiv
• Reglement
• Rutiner
• Digitale systemer
• Arkivoversikt