Du er her:

Dokumentasjonsplan

På denne siden kan du finne informasjon om bakgrunn og formål med dokumentasjonsplanen.

Bakgrunn

Dokumentasjonsplanen skal være et aktivt redskap for å styre og ta vare på den dokumentasjonen som skapes i eller kommer inn til organet.

I arkivlova § 8 heter det: «Eit organ skal ha ein oppdatert dokumentasjonsplan som viser korleis organet har organisert arbeidet med å etterleve pliktene etter lova her.

Planen skal

  1. vere utforma slik at han kan tene som ein reiskap i internkontrollen
  2. gi oversyn over kva slags dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda
  3. gi oversyn over kva dokumentasjon organet forvaltar som arkiv
  4. gjere greie for korleis dokumentasjon etter bokstav b og c blir lagra.»

Dokumentasjonsplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Norsk akkreditering.

Arkivlova med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Dokumentasjonsplanen skal sikre at Norsk akkreditering ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovas § 5: 

«Organa skal forvalte dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, som arkiv. Dokumentasjonen skal sikrast slik at informasjonen ikkje går tapt, og forvaltast slik at

  1. opphavet til informasjonen alltid er kjent
  2. det går fram i kva samanheng informasjonen er skapt, og kva samanheng han inngår i
  3. informasjonen ikkje blir endra
  4. informasjonen er tilgjengeleg på ein måte som ikkje avgrensar framtidig nytte.»

Formål

Formålet med dokumentasjonsplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltning i Norsk akkreditering. Det skal sikre allmennhetens krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling.

I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for eksterne interessenter og for Norsk akkreditering som rettslig organ og virksomhet.

I dokumentasjonsplanen tilgjengeliggjøres informasjon om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som kunnskapsbase for saksbehandlerne og som informasjon til allmennheten.

Dokumentasjonsplanen skal oppdateres fortløpende og minst en gang pr. år. Arbeidet koordineres av arkivleder. Oppdatert dokumentasjonsplan journalføres.